Team di lavoro e la teoria dei sistemi

Ogni team di lavoro è un sistema e come tale ha delle caratteristiche universali e la teoria dei sistemi*, o teoria sistemica, ci spiega bene quali siano.

Questa teoria è oggi ampiamente utilizzata in campo sociologico,  psicologico, cibernetico, meccanico e formativo. Oggi vediamo insieme come un team di lavoro possa essere letto e considerato un come un sistema di lavoro.

Sistema è una parola di origine greca che significa “stare insieme“, e secondo questa teoria un qualsiasi sistema (indipendentemente dalla grandezza o dalla tipologia: umana o non) deve essere considerato come un’unità intera (Uno) composta da parti (persone, nel nostro caso) che sono in relazioni tra loro e tendono a creare un’equilibrio.

Il sistema però è diverso dalla somma delle sue parti ( il team non è la mera somma di persone con proprie caratteristiche e capacità) e ogni cambiamento di una di queste parti (persone) influenza completamente l’intero sistema e la reazione che esso ha .

Ogni componente del sistema ( quindi ogni persona del gruppo) ha un suo ruolo e una sua specifica funzione ( anche se non dichiarata o non ufficiale da parte dell’azienda) che garantisce la vita stessa del sistema ( l’identità).

Comportamenti, ruoli e funzioni diverse concorrono a generare la Proprietà Emergente del sistema, che è una caratteristica superiore alla somma delle funzioni.

E’ facilmente comprensibile come queste dinamiche siano vere e verificabili in ambito lavorativo. Il fatto stesso di gestire un team significa farne parte e avere una funzione in esso, qualsiasi azione di cambiamento aziendale non garantisce cambiamenti reali (desiderati) nei team di lavoro così come ogni variazione di ruoli o persone nei gruppi richiede un supporto al cambiamento e ora vediamo il perché.

Sempre secondo la teoria sistemica, ogni sistema ha delle caratteristiche universali:

1. comunicazione ed elaborazione dell’informazioni
2. adattamento al cambiamento delle circostanze (auto-regolazione)
3. auto-organizzazione
4. auto-mantenimento

Un team di lavoro dunque elabora le informazioni esterne in modo unico e soprattutto secondo codici interni ad esso. Le informazioni che arrivano dall’esterno possono causare una reazione di cambiamento e questo porta il sistema (team) a ritrovare un nuovo equilibrio e quindi una nuova organizzazione ( di ruoli e funzioni) ma la parte più importante è che il sistema, come un qualsiasi sistema vivente, tende a sopravvivere quindi tutto il cambiamento è fatto per garantire al team la sopravvivenza ( mantenimento di identità).

In ambito formativo è fondamentale conoscere queste dinamiche e fare in modo che il/i team di lavoro ne siano consapevoli , così come l’azienda, per sopportarli in quello che viene tecnicamente definito processo di retroazione, la capacità di un sistema di ricordare le informazioni passate (mantenere in memoria, diremmo) andando così ad influenzare il futuro, e permettendo quindi al sistema di auto-regolarsi, adattarsi e modificarsi oppure no.

Tutto questo può essere tradotto come naturale resistenza al cambiamento. Un team di persone che lavorano insieme hanno una memoria collettiva che si attiva ogni volta le cose cambiano, pensiamo a una tipica ristrutturazione aziendale. Se un team ha già sperimentato un cambio aziendale, quell’esperienza influenzerà moltissimo la reazione al futuro.

La retroazione può essere positiva o negativa

Parliamo di retroazione positiva quando il sistema (team) accetta di cambiare e di diventare così “instabile” ossia modificarsi fino a trovare di nuovo un equilibrio ( adattamento al cambiamento) questo porta anche un miglioramento delle attività che in azienda definiamo efficienza-produttività maggiore.

Al contrario la retroazione negativa, o detta anche controreazione, è il team-sistema che tende a non cambiare il funzionamento che ha, ritenendolo migliore rispetto al cambiamento prospettato. Quindi tutte le persone che fanno parte del team tenteranno di mantenere le cose come prima, fare le stesse cose.

Consapevoli che occorrerebbero pagine intere per esplorare meglio questa teoria, abbiamo voluto condividere con voi queste tematiche oggi sempre più importanti in formazione perché ci aiutano a capire le dinamiche di gruppo, come gestirle e come aiutare questi sistemi ( aziende) ad abbracciare cambiamenti in maniera consapevole aiutando i loro collaboratori nel processo di “retroazione aziendale positiva”.

Buona giornata

KR

Bibliografia e cenni storici

*La Teoria dei Sistemi (o Teoria Sistemica) fu formulata da Ludwig von Bertalanffy 1901- 1972 (biologo austriaco che faceva parte della scuola di Palo Alto). Teoria Generale dei Sistemi

Fritjof Capra, “La scienza della Vita”, Rizzoli 2002