Possiamo definire il “progetto formativo” di un’azienda o di un qualsiasi ente come un impegno responsabile che garantisce il raggiungimento di un obiettivo. 

Pare un concetto molto semplice e preciso tuttavia non banale; e questo lo sanno molto bene i Responsabili HR e i professionisti della formazione.

Se la progettazione di attività formative viene fatta in modo approssimativo tutte le energie investite rischiano di andare perdute e con esse anche i soldi dell’azienda (che in questo periodo scarseggiano notevolmente).

Cosa contraddistingue dunque una buona progettazione?

1) Contesto: devo conoscere la storia (almeno quella recente) dell’azienda. Sapere com’è organizzata anche politicamente (intesa come forze interne al management), che cultura ha, come lavora …. e per fare questo devo parlare molto con le persone che possono darmi queste informazioni e, non solo, devo passarci qualche giornata a respirare l’aria del quotidiano.

2) Scopo: chiaramente deve essere ben chiaro quali sono le criticità o le mancanze e capire come questa situazione influenzi negativamente l’attività dell’azienda.

3) Risultato: scopo e risultato sono collegati e possono sembrare quasi sinonimi ma in realtà la differenza è grande. Con lo scopo riesco a capire “cosa non va o cosa deve esserci che ora non c’è” , il risultato è l’esito che desidero raggiungere, anche detto obiettivo.

4) Processo: o anche definito metodo, senza il quale non avrò mai una progettazione efficiente perché non avrò una sequenza delle varie attività, non solo temporale ma anche operativa.

5) Persone: chi sarà coinvolto? chi gestirà il planning? quali competenze occorrono? interne o è necessario un team misti o totalmente esterno?. Questo aspetto è il più importante perché influisce a cascata sul budget, sui tempi, sull’organizzazione e sull’operatività in generale, oltre che ovviamente sull’erogazione dei contenuti e delle varie attività.

6) Risorse: sinonimo di “tasto dolente“, perché non parliamo solo di risorse umane, strutture e mezzi ma soprattutto di budget che per definizione è sempre sottostimato rispetto il risultato.

7) Vincoli: ossia i limiti in termini di tempistiche di erogazione, scadenze, costi e politiche aziendali ballerine. Un/una bravo/a project manager spende molte riflessioni e tempo per calcolare i vincoli e i possibili scenari ( quelli che vengono definiti “piano B” e “piano C”).

8) Valutazione: una volta che le attività terminano come posso e voglio monitorare i risultati, capire se quanto fatto è stato utile e ha portato a maggiore consapevolezza alle persone e potenziato le loro competenze ( e quindi performance)?

Nei miei 7 anni di Training Project Manager posso affermare, con mie buone ragioni, che è raro avere spazi e e tempi per una buona progettazione (come quella descritta in molti manuali di settore) , molto spesso alcune di questi punti vengono ignorati per vari motivi siano essi dovuti all’azienda o dalla contingenza. Ma è altrettanto vero, dal mio punto di vista, che la forma mentis di chi si occupa di formazione e progettazione è l’elemento fondamentale per garantire il successo di qualsiasi attività formativa.