Come usare le mail per risparmiare tempo?

Come può la posta elettronica farvi risparmiare tempo al lavoro?

Una stima indica che un manager riceve dalle 80 alle 100 mail al giorno e una persona in ruolo operativo circa 40-50 mail al giorno.

Più del 25% della giornata lavorativa viene mediamente dedicata alla gestione della posta elettronica, chiaramente è un indice che varia in base al tipo di lavoro che si svolge. In questo caso parliamo di lavoro di sede.

Le mail possono essere molto utili o molto inutili perché oggi vengono utilizzate come chat interna. Il paradosso è che le mail diventano un mezzo per comunicare tra persone che lavorano nello stesso ufficio, nella stessa stanza a pochi metri l’uno dall’altro.

In realtà le mail sono nate e dovrebbero essere utilizzate come strumento per far risparmiare tempo. Questo è possibile se si segue la regola: messaggi brevi, semplici e chiari.

Alcune regole per aiutarci a non perdere tempo e a non far perdere tempo:

  • Scrivere domande brevi a cui si possa rispondere in modo veloce e preciso: domanda chiusa o semi chiusa per ricevere risposte chiare. Ricordatevi le 5 WW americane: who, where, when, what, which.
  • Tenere aggiornati colleghi e clienti sui vari step del lavoro: mail brevi, concise e chiare per punti. Questo vi permetterà di scrivere quando vi è più comodo, diminuire notevolmente le richieste di aggiornamenti e vi aiuterà nella gestione delle priorità.
  • Non utilizzare mail per sfoghi emotivi, feedback negativi o discussioni: la comunicazione tra esseri umani non può essere sostituita da mail, in quel caso si usa il telefono o meglio ancora una meeting di chiarimento.
  • Avvertire il team di lavoro quando i tempi lavorativi cambiano: riunione posticipate o anticipate, dead line cambiate ecc.
  • Trattate diverse questioni in una sola mail utilizzando spazi e gruppi di domande/risposte nella stessa comunicazione: evitare di fare spamming
  • Organizzate le mail in sottocartelle per progetto e/o cliente: vi sarà più facile ritrovare i messaggi e ricostruire le sequenze.

E tu come gestisci le tue mail?

Usi parole chiave nell'oggetto della mail?

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Inserisci sempre la tua firma con i dati di contatto?

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Scrivi messaggi brevi e concisi, usando elenchi puntati?

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Scrivi messaggi che stanno dentro una schermata senza che chi legge debba scorrere il testo sul video?

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